O Slack é uma das principais ferramentas de comunicação utilizadas durante o home office. Em meio à pandemia do novo coronavírus, o modelo de trabalho se tornou uma alternativa para as empresas e a plataforma tem como principal objetivo facilitar o diálogo entre membros da equipe, funcionando como um escritório virtual onde é possível tocar projetos, enviar arquivos, fazer reuniões. Dessa forma, as pessoas podem concentrar todos os assuntos relacionados ao trabalho em um único canal, dispensando o uso do WhatsApp para conversas profissionais.
É possível usar o Slack no PC ou em celulares Android e iPhone (iOS). O app tem várias funções úteis, que podem ser usadas em todas as plataformas. A seguir, confira oito dicas para aproveitar ao máximo as ferramentas do Slack e otimizar seu trabalho durante o período de home office.
Ao criar um canal, você pode defini-lo como privado, característica que o torna visível apenas para convidados. Esse é o passo intuitivo para quase todo mundo ao montar o workspace, já que a ação aumenta a privacidade da comunicação empresarial. Por outro lado, deixar alguns canais como "público" é algo que pode ajudar bastante no dia a dia.
Por exemplo, uma companhia que tem um grande quadro de revendedores pode criar um canal público com a tabela de preços de seus produtos. Assim, basta o profissional ter o link para visualizar as mensagens e arquivos do canal, sem que o administrador precise enviar convites para dezenas ou centenas pessoas. Para fazer isso, basta não ativar a chave "Tornar privado" durante a criação do canal. Você pode mudar para "privado" a qualquer momento, mas, uma vez que isso aconteça, a ação não poderá ser desfeita.
2. Substitua reuniões por check-ins diários
No caso do home office, uma forma de acabar com reuniões improdutivas por videoconferência é substituir longas conversas por breves check-ins sobre o andamento do trabalho de cada membro da equipe. Para isso, adicione lembretes para que os colegas de trabalho compartilhem suas atualizações. Use o comando de barra (/lembrar) e marque todo o canal (#nomedocanal), explicitando o horário em que deseja que a equipe envie o relatório resumido. Ao pressionar enter, o Slackbot vai aparecer e permitir que você defina o horário e periodicidade do lembrete.
3. Fazer um canal de comunicados
Uma boa dica para organizar melhor o home office é criar um canal dedicado exclusivamente à divulgação de comunicados oficiais. O ideal é que a empresa tenha um geral, com todos os funcionários, e cada equipe possua o seu próprio canal de comunicados. Sobretudo nessa época de pandemia, este canal pode ser um importante meio para anunciar data de paralisações, medidas para ajudar funcionários, recomendações sobre viagens previamente agendadas, entre outros.
Ao criar conta no Slack, a plataforma automaticamente abre um canal chamado #geral que tem esse propósito. No entanto, é possível renomeá-lo para um título ainda mais objetivo, como "Comunicados" ou "Comunicados-RH", por exemplo. Para isso, basta ir até o canal #geral, clicar em "Mais", selecionar "Renomear canal" e digitar o nome desejado.
Também é possível mudar a descrição, adicionar emojis e personalizar do jeito que quiser. Para evitar informações conflitantes, defina o canal para ser editado apenas por administradores e deixe-o como somente leitura para os demais membros.
4. Usar apps integrados
O Slack possui integração com div
... ersos serviços, o que permite usar as ferramentas indispensáveis ao trabalho sem sair da plataforma - e, assim, diminuir a perda de tempo e de produtividade. Google Drive, Office 365, Zoom e Trello são alguns dos apps que podem ser adicionados aos canais do Slack.
Na parte inferior da barra lateral, você verá a opção "Apps" e um sinal de "+". Clique nele para abrir a janela com os principais aplicativos integrados ao serviço. Se o que você deseja estiver ali, bastará pressionar o botão "Adicionar". Caso contrário, clique no link "Diretório de apps" para visualizar todas as opções de ferramentas disponíveis.
A conclusão da conexão varia de acordo com o programa. Para integrar as ferramentas do Google, por exemplo, basta fazer login usando as credenciais da conta Gmail. No caso do Trello, é preciso conceder permissão de acesso aos quadros. Os apps podem ser adicionados aos canais individualmente, o que significa que cada canal pode contar com um conjunto de ferramentas necessárias para aquela equipe - nem mais, nem menos.
5. Criar um canal com horários da equipe
Além do canal de comunicados, é interessante criar um exclusivo para horários, turnos, escalas de folga e férias. Este é um jeito rápido de os funcionários consultarem quando precisarão cobrir o trabalho de outro, por exemplo, ajudando na organização do tempo de todo mundo. Sua aplicação dispensa a criação de um canal geral para todos os colaboradores da empresa; basta criar um canal por equipe, configurado como somente leitura para os usuários em geral, com permissão para os gestores postarem.
6. Definir status e disponibilidade
Se você está trabalhando de casa, seus colegas de trabalho não têm como saber quando você está na frente do computador. Você pode estar no horário de almoço e alguém lhe mandar uma mensagem urgente pensando que você está disponível no instante, quando, na verdade, você só vai ler a solicitação uma hora depois.
Uma maneira simples de evitar que isso aconteça é deixar claro o que você está fazendo no status. Na barra à esquerda, clique no seu nome e então entre em "Editar status". O Slack oferece cinco opções de status pré-definidas, mas você pode personalizá-lo alterando a atividade, o emoji e o tempo de duração. Assim, sua equipe terá exata noção da sua disponibilidade e poderá agir de acordo - fazendo uma ligação em caso de emergência, por exemplo.
7. Adicionar arquivos ao Slack
Adicionar arquivos em um canal permite que seus colegas de trabalho tenham acesso rápido a documentos importantes. Se você gosta de fazer fluxogramas no papel, outro uso interessante é tirar uma foto do desenho manual e mandar para o Slack, o que é muito mais rápido do que criar um slide ou gráficos no computador.
O Slack permite enviar arquivos do Box Drive, do Dropbox, do Google Drive e do OneDrive, além do próprio dispositivo - celular ou PC. Basta entrar no canal, clicar no ícone de anexo (o clipe) e escolher a origem do arquivo. Você também pode adicionar lembretes e notas a partir do botão de anexar.
8. Promover proximidade entre as pessoas com videochamadas
Pessoas que trabalham remotamente podem se sentir isoladas. Além da perda individual, esse processo reduz a produtividade dos trabalhadores que não se sentem parte da equipe. Uma forma de driblar esse efeito negativo é promover chamadas de voz e de vídeo periodicamente. As videoconferências podem ser mais informais, sem atualizações de trabalho, para as pessoas se conhecerem melhor. O Slack permite fazer chamadas com até 15 pessoas, bastando pressionar o botão "Chamar" no lado direito do canal. O recurso, porém, é restrito aos planos pagos (padrão, plus e enterprise grid).
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