O Trello, ferramenta para gerenciamento e acompanhamento de projetos, pode ser um grande aliado durante o período de quarentena do coronavírus, que obrigou muitos brasileiros a fazerem home office. Com sua interface intuitiva e recursos inteligentes, a plataforma online se mostra útil na organização de tarefas – desde as mais simples até as que envolvem equipes numerosas em grandes empresas. Na lista a seguir, confira nove dicas para aproveitar ao máximo os recursos do Trello e melhorar seus níveis de produtividade com a ferramenta.
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1. Aproveite os atalhos do teclado
Atalhos de teclado ajudam a maximizar a produtividade em qualquer ferramenta, e no Trello não seria diferente. Com apenas uma tecla, você pode acionar uma série de comandos no cartão, desde arquivamento e deslocamento até alteração de membros e etiquetas. A ferramenta oferece mais de 25 atalhos, todos listados no site oficial (trello.com/shortcuts).
2. Arraste, solte e cole arquivos
O Trello oferece muitas alternativas práticas para adicionar anexos aos cartões. Além de usar o botão "Anexar arquivo", disponível à direita do card, você pode arrastar e soltar arquivos do seu computador para o cartão. É possível, inclusive, arrastar links de sites para o Trello. Os metadados desses endereços serão salvos no quadro.
O Trello permite também copiar e colar qualquer imagem na área de transferência para o card. Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse na foto, selecionar "copiar imagem", abrir o cartão no Trello e então pressionar “comando+V” (Mac) ou “Ctrl+V” (Windows).
3. Use filtros para encontrar cards
A pesquisa por filtros é a forma mais eficiente de localizar cartões no Trello. Ao contrário da caixa de busca tradicional, que suporta apenas a pesquisa de palavras-chave, a ferramenta permite filtrar os cards por etiqueta, membro e data de entrega. Para habilitar o recurso, basta apertar a tecla "F" ou, no menu à direita do quadro, clicar em "Pesquisar cartões".
4. Defina lembretes para a data de entrega
A indicação da data de entrega de uma tarefa no Trello é bastante clara e objetiva. Ainda assim, ninguém está a salvo de esquecer o prazo e entregar um projeto com atraso. Para minimizar essas chances, uma boa dica é definir lembretes para a data de entrega. É possível programar o Trello para te avisar do fim do prazo com o máximo de dois dias de antecedência. O recurso pode ser habilitado a partir do botão "Data de entrega", na lateral do card.
5. Use a integração com Dropbox, Box, OneDrive e Google Drive para carregar arquivos
É possível carregar arquivos direto do Dropbox, Box, OneDrive e Google Drive para o Trello. Para isso, abra o cartão, clique em “anexar arquivo" na barra lateral e selecione o serviço correspondente. Em seguida, faça login na conta e escolha os arquivos desejados. A função permite economizar tempo e dispensa a necessidade de ficar arrastando arquivos.
6. Copie quadros, listas, cartões e checklists
Se você quer usar um quadro, cartão, checklist ou lista como template, pode copiá-los para aproveitar o modelo. No caso de um cartão, basta acessar o menu "Ações", na lateral do card, e clicar em "Copiar". Em se tratando de um quadro, abra o menu (B) e expanda a lista de opções clicando em "Mais". Por fim, selecione "
... ;Copiar quadro".
Também é possível copiar os itens de uma checklist para outro card. O passo a passo é igualmente simples: clique no botão "Adicionar checklist", na barra lateral do card, e selecione a lista desejada a partir do menu "Copiar itens de". Se o que você quer é copiar uma lista, clique no menu no canto direito da lista e selecione "Copiar lista".
7. Crie cartões a partir de planilhas
Se você costumava usar o Microsoft Excel para organizar seus projetos e migrou para o Trello, saiba que não é preciso começar do zero. A ferramenta online permite converter uma coluna inteira da planilha em um cartão. Para isso, basta utilizar o tradicional comando "copiar e colar". Ao colar a lista no card do Trello, você será perguntado se deseja que os tópicos estejam em um único cartão ou em cartões separados. Considerando que cada item representa uma tarefa diferente, selecione a segunda opção.
8. Transforme e-mails em cartões
Um dos muitos benefícios do uso do Trello para gerenciamento de projetos é evitar a troca de múltiplos e-mails entre os membros da equipe. O que nem todos sabem é que a ferramenta permite transformar e-mails em cartões, direto da caixa de entrada do Gmail, Yahoo! Mail ou qualquer outro serviço. Isso é possível porque cada quadro tem um endereço de e-mail exclusivo. Para descobri-lo, basta abrir o menu e clicar em "Configurações de e-mail para quadro".
Com o endereço de e-mail do board em mãos, você pode encaminhar qualquer mensagem para ele. O Trello criará automaticamente um novo card a partir do conteúdo do e-mail. Outra pouco conhecida é que os cartões também têm um endereço de e-mail próprio. Mensagens encaminhadas para esse endereço são automaticamente transformadas em um comentário no cartão. A função é especialmente útil se os membros da sua equipe enviam muitos feedbacks por e-mail.
9. Anexe outros cards a um cartão
Anexar outro card ao cartão que você está editando é muito simples. Basta clicar em "Anexo", na lateral do card, e escolher a opção "Trello". Com isso, o usuário tem acesso direto ao cartão e não precisa perder tempo pesquisando por ele. O Trello também permite adicionar links para outro cartão. Antes de fazer a conexão, porém, é preciso descobrir o endereço do card clicando em "Compartilhar". Com o link do card em mãos, basta colar a URL na descrição.
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